Thủ tục hủy hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, nhiều doanh nghiệp muốn chuyển đổi sớm nhưng lại chần chừ bởi hóa đơn giấy vẫn còn nhiều và chưa biết xử lý như thế nào. Bài viết dưới đây SInvoice sẽ hướng dẫn doanh nghiệp hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng không sử dụng nữa.

Các trường hợp được phép hủy hóa đơn được nêu rõ tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn (trong vòng 30 ngày kể từ khi thông báo với cơ quan thuế). Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày (kể từ ngày cơ quan thuế thông báo).
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không được hủy.

Muốn hủy hóa đơn giấy không sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy theo 4 bước sau:

• Bước 1: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chứ. Các thành viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Bước 2: Lập bản kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định nội dung của biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy: “Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”
• Hội đồng phải tiến hành lập bảng kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các chỉ tiêu như quy định trên và ký xác nhận, sau đó hủy hóa đơn.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như sau:
• Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ quyển… đến quyển…, từ số… đến số…
• Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc, xé nhỏ, đốt…
• Biên bản được lập sau khi hóa đơn đã hủy và có chữ ký của những người trong hội đồng hủy hóa đơn.
• Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
• Sau khi hủy hóa đơn xong phải tiến hành thông báo đến cơ quan thuế.
• Điều 29 Khoản 3 Điểm d quy định: “Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
• Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

Như vậy, để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn giấy cho cơ quan Thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với nhà cung cấp uy tín. https://viettel-cantho.com/sinvoice-hoa-don-dien-tu-viettel